Моделирование работы отдела

[Scribo]

Приветствую всех участников сообщества!

Немного из предыстории проблемы:

Около полугода назад посчастливилось мне, готовящемуся к защите магистранту, устроиться на интересную работу с неплохой зарплатой в должности технолога. Фирма небольшая, узкоспециализированная, работа интересная, и, поначалу, жажда новых знаний и энтузиазм делали свое дело. К слову, технолога как такового до меня в этой компании не было. Буквально через пару месяцев фирма получила достаточно серьезные инвестиции на расширение производства и ассортимента. В структуру компании был введен технологический отдел, руководителем которого меня и назначили.

А теперь непосредственно о проблеме:

Ввиду того, что производство достаточно специфичное, необходимых технических специалистов найти крайне сложно, каждый сотрудник в компании, проработавший более года-двух, уже на вес золота. Плюс ко всему, зачастую можно по-разному интерпретировать причины возникающих в рабочем процессе проблем. И началось: мой отдел стал вдруг отвечать за все и за всех, круг вопросов, решаемых мной и моими сотрудниками рос в геометрической прогрессии, и, если поначалу мы справлялись вдвоем, то сейчас не можем успеть даже вчетвером. Этот бардак порядком надоел.

Опыта работы на производстве у меня не много, технологов в компании ранее не было, соответственно, выстраивая работу отдела, опираться мне не на что. Поэтому я решил организовать работу отдела с использованием современных методик моделирования и регламентации бизнесс-процессов. Нашел подходящую литературу, интернет-ресурсы, начал все это дело изучать. Однако, как оказалось, без посторонней помощи разобраться в этом крайне сложно. Все схемы процессов, которые я пробовал составлять, безжалостно отправились в корзину как нежизнеспособные.

И, хотя я осознаю, что реорганизацию управления компанией и ее деятельности нужно проводить не для одного отдельно взятого подразделения, а для всей компании в целом, привлекая для этого сторонних профессионалов, убедить в этом директора мне пока не удается. Поэтому и хочу начать с себя, возможно, мой пример, пусть и не совсем профессиональный, станет более весомым аргументом, нежели слова. В связи с этим, хотел попросить совета у профессионалов - с чего лучше всего начать, какая нотация будет более подходящей для моей цели? Буду рад любым комментариям и предложениям с Вашей стороны.

[Репин]

Здравствуйте!

Судя по описанию, Вы хорошо справляетесь с задачами, поставленными руководством. В небольшой компании менеджмент будет "валить" на руководителя новую работу, пока тот не "согнется". Похоже на Вашу ситуацию... Возможно, Вам прямой путь в руководители этой компании 

Теперь что касается регламентации. Считаю, что "регламентация в отдельно взятом подразделении" не только возможна, но и будет весьма полезной. Особенно в такой области, как управление технологией производства. Был случай (кстати, это явление распространенное), когда Главный технолог некоторого производства держал при себе "секретную" тетрадку, в которую все записывал. Когда он увольнялся с завода, тетрадку забрал. Почти сразу на производстве начались проблемы - никто не знал в подробностях тех. режимы работы оборудования. Т.е. этот технолог унес с собой "ноу-хау". Регламентирую работу тех. отдела, Вы показываете руководству свою лояльность к компании и нацеленность на положительные результаты в дальнейшей перспективе.

Думаю, что порядок действий по регламентации работы отдела может быт следующий:
1. разработать перечень процессов на 2-х уровнях (на каждом уровне - не более 6-8 подпроцессов);
2. сделать матрицу ответственности сотрудников отдела;
3. проставить приоритеты по описанию и регламентации процессов;
4 выбрать самый простой формат графической схемы процесса (рекомендую "свим-лайн" диаграмму - другими словами "кросс-функциональную" схему в виде дорожек);
5. описать первые 5-6 процессов и сделать простые регламенты, состоящие из 1 листа со схемой и 1 листа с текстом и таблицами. Эти схемы можно прислать нам  для получения замечаний и предложений.
Разработанные регламенты будут "понятийными", но через некоторое время руководство компании увидит, что у Вас все "прозрачно" и каждый знает, за что отвечает. Тогда будет самое время сделать регламенты "легитимными" (т.е. утвердить у руководства) и тиражировать опыт в другие подразделения.
Главное, добивайтесь, чтобы Ваши сотрудники серьезно относились к этим схемам и регламентам. Учите людей, помогайте работать по регламентам. Регулярно проверяйте соблюдение стандартов работы. Если будут грубые нарушения, лишайте премий и т.п.

[Scribo]

Благодарю за развернутый ответ, именно такого "толчка" в нужном направлении мне и не хвтатало - я немного растерялся в море доступной информации.

... Возможно, Вам прямой путь в руководители этой компании 

Вот это вопрос спорный, не буду загадывать, но позиция технического специалиста на данный момент меня намного больше привлекает - не хочется отрываться от производства, особенно такого наукоемкого и редкого в наши дни

[Scribo]

Последовав данному мне совету, я составил двухуровневый список процессов, выполняемых моим отделов. Что получилось - в приложенном файлике. Хотелось бы еще спросить: нужно ли на этой укрупненной модели показывать внешние связи с другими подразделениями компании и внешними заказчиками?