26.05.2017 13:02
  от автора
  Lalunavlz

Цикл управления PDCA для чайников

Чем больше работаю, тем больше разочаровываюсь во всяких новомодных «пилюлях» и убеждаюсь в том, что «все придумано до нас». Эдвард Деминг – считается основателем цикла PDCA (Планирование, действие, контроль, корректировка). Но и это тоже было придумано до него, он его просто усовершенствовал
Не смотря на то, что этот цикл был придуман достаточно давно, он не потерял своей актуальности и на сегодняшний день. И самое крутое в нем то, что он очень применяемый во многих сферах жизни от похудения, до внедрения сложных систем автоматизации в компаниях.

Выглядит он так:



Вкратце общий смысл сводится к тому, что: чтобы сделать что-то, что тебе нужно это нужно сначала понять, что ты хочешь, спланировать, потом сделать, потом понять так ли ты сделал, и если ты сделал что-то не так скорректировать свои действия.

А теперь на пальцах: Допустим, я хочу сварить суп.

1. Plan - Планирование

Сначала я должна понять для чего я буду готовить и какой суп я хочу сварить.

Слава Богу, консалтинговая промышленность в нашей стране развивается семимильными шагами и люди научились по большей части цели формулировать четко и ясно. Не всегда честно. Нормальный консалтер скажет, что «пусть это останется между заказчиком и его духовником», но по факту это основная проблема в работе. Сейчас я наблюдала картину как одна компания вбухала кучу денег в обучение сотрудников. И в глазах вопрос «а почему обучение не работает?», хотя я четко вижу, что цель не была поставлена честно. Хотели «по средствам обучения вырастить компетенции и более эффективно использовать навыки сотрудников», а получили «отличное корпоративное мероприятие на сближение и спуск кучи денег для имиджа».

Вернемся к супу. Для чего можно варить суп? Чтобы накормить мужа после работы, чтобы легонько покушать самой, а можно вылить кому-то на лицо. Все цели хороши – выбирай любую. Согласитесь, что состав для всех целей и, соответственно методика приготовления, у супов будет разным. И наполнение, и способ, время приготовления будут изменены в зависимости целей. Потому что куриный бульончик не оставит следа в сердце и желудки здорового мужчины, пришедшего с тяжелой работы. А веганский овощной суп на лице не только не разозлит, а еще и даст ингредиенты для масочки у обидчика.

Затем нужно понять какой должен быть рецепт у этого супа (план). Какие ингредиенты мне нужны, в каком порядке я буду их складывать в кастрюлю, сколько времени уйдет на приготовление. И вообще, вдруг это суп из рыбы фугу, одна я его приготовить не смогу и мне нужен будет специально обученный человек, чтобы он эту рыбу разделал. Все эти даже не очевидные нюансы необходимо учесть в плане.

У многих моих знакомых и партнеров с этой частью работы все отлично. Рассказывать о том «как космические корабли бороздят и бороздят» все научились. Я сама этим грешу. Потому что очень люблю планировать свою зарплату, куда потрачу, что куплю. Но потом захожу в косметический магазин «и все как в тумане». Поэтому сейчас мой план – это просто список покупок, на что хватит-не хватит без брехни себе о том, что «ну уж в этом месяце очередные тени себе не куплю».

Но очень часто когда доходит до второго этапа….цикл начинает сбоить.

2.Do - Действие

Начали варить суп то чего-то не хватает, то соседка зашла и часть женщин говорит великую фразу «я к соседке на 5 минут, суп помешивай каждые полчаса», то решаешь, что «ну его к черту этот суп, поем пельмени».

Очень ярко видно сбои в действиях сбоят в вопросах похудения. Причем в этой области корни проблемы обычно сидят в пункте первом «планирование». Почти каждая женщина проходила стадию «воображаемые жирные коленки» и решалась «сесть на диету». Причем иногда даже есть четкая цель в килограммах или в ТОМ САМОМ платье, нас это не останавливает от тортика на 3 день диеты. Потому что цель поставлена нечестно. Самая честная цель для похудения у женщин «уверенность в себе или чтобы мужики штабелями падали», а не платье или килограммы. Но тут похудашками и диетами не поможешь, потому что не всегда привлекательность - это каноничная красота, а еще обаяние, адекватность, шарм. И женщины, через 3 дня страданий, мучений и голода, не видя результатов своих мучений, бросают это гиблое дело. Причем все начинается с попавшего на зуб мудрости колибри печеньки, а потом как снежный ком и вот ты сидишь ночью посреди кухни с тортиком в руках. Вот вам и сбой в действиях.

Это в быту, а в бизнесе, особенно, в больших проектах, где куча других участников и большой коэффициент неопределенности, сбой на этапах действий может быть внезапным и беспощадным, и кроме как стальными нервами и железной волей их не перебороть.



3.Control - Контроль

Иногда достижение цени выглядит так:



Как только выполнены задачи из плана, все успокаиваются. А что? Задачи в плане выполнены. Платье уже не делает «гусеничку», менеджеры зарядились энергией Космоса, суп вон в кастрюле стоит. Можно сложить лапки.

Часто за выполнением задач из плана, вернее начиная выполнять задачи из плана, мы забываем о том, зачем мы их выполняем. При похудении некоторые продолжают есть только гречку, забыв о необходимость есть витамины, организм сходит с ума и начинает запасать полезные вещества ото всюду, набирая вес. Мы продолжаем кормить мужа несоленым или переперченным супом, от которого он морщится. Мы продолжаем вбухитвать деньги в тренеров на обучения. И вместе с этим продолжаем не понимать почему это все не работает.

Вместо того, чтобы периодически сверяться с целью и идти к ней, мы тупо выполняем задачи. Выполнять задачи - это приятно, вычеркнутые из плана как выполненные, греют душу и радуют глаз. Особенно, когда ты умничка, хорошо работаешь и тебя хвалят за выполнение задач, а не достижение целей. Только почему-то все хвалят за выполнение задач, но очень редко кто задаются вопросами: «а цели-то достигли», «а куда мы вообще шли»? Например, Торговые представители – молдцы, они делают визиты. «А что у нас с планом продаж - выполнили?», ответ «ну не совсем…» «а с доходностью что?» – «ой, у нас превышена просроченная дебиторская задолженность»? Как жаль. А могли бы продавать и приносить прибыль компании. И тут руководители отделов продаж начинают отводить глаза и говорить 1000 причин почему же продажи не случаются, растут долги перед, вместо того, чтобы проанализировать причины и скорректировать подходы, выставить приоритеты, проследить как сотрудники выполнили свои задачи (то есть запустить цикл управления по отклонениям).

На самом деле нужно, когда наш план (рецепт, программа похудения) претворены в жизнь просто проверить, а мы достигли той самой Цели, которая была в начале? Достаточно ли вкусный и соленый суп для милого? Я сбрасываю вес в соответствии с задуманной мной скоростью и сбрасываю ли я вообще? Есть ли эффект от обучения? Причем не просто спросить: «Вась, ну как там тренинг?», а проверить его в работе. Мы прошли обучение по тайм менеджменту, а ВСЕ встречи начинаются минута в минуту? Я 2 недели сидела на гречке и воде, а я похудела? Суп сварен, его есть вообще можно?

К сожалению, очень мало систем бизнес-обучения, которая «эти гвозди забивает до конца» и учит переходить к 3 и 4 этапу. Тренинги строятся «мы расскажем вам как что делать (Plan)», «мы покажем, как делать (Do)», а дальше сами…очень реже запрашивают обратную связь заработало или нет, и еще реже дают рекомендации как действовать дальше.

4.Act – корректировка действий.

И если мы цели достигли, и проходили весь этот путь не на 1 раз, а для длительного времени, например, сварили восхитительный суп или успешно похудели, не убив здоровье, то эти методики нужно распространять дальше.

Если мы делаем-делаем, а цели не достигли, то нужно свои действия корректировать.

Суп – досолить, внести корректировку в рецепт. Подходы к похудению - поменять. Если тайм менеджментом не пользуются, то нужно понять почему и скорректировать подходы (обучить, сменить программное обеспечение, контролировать исполнение с жесткой обратной связью и т.д.).

Подводя итоги, могу сказать по своему личному опыту, пока у лично у вас не щелкнет в голове периодически сверяться с целью и направлением развития или своих действий все ваши цели останутся не достигнутыми, либо достигнутыми на 99,9%. Но мы же с вами понимаем, что перепрыгнуть пропасть на 99,9% невозможно. Цель – это вектор движения, задачи - это инструменты для достижения цели. Выполняя задачи, «не поднимая голову вверх» и не сверяясь, вы можете прийти не туда, или не прийти вообще. А только контролируя, без коррекции действий мы ставим наших подчиненных в позицию «на одного раба три прораба» и вызываем бессмысленными проверками бурю негодования. Цикл должен работать весь, а не браться только куски в зависимости от нашей фантазии.

Еще один короткий пример из жизни: я играю в «Что? Где? Когда» и недавно стала одним из организаторов интеллектуального проекта в своем городе. У нас очень весела и дружная команда, чего нас организовывать, скажете вы, но на написание статьи меня вдохновил один случай. Мы готовили первую игру, надо было вычитать презентацию. И мы проговорили, «что надо бы собраться» (Plan), но в общий чат сообщение никто не скинул (Do), никто не проконтролировал, что все участники в курсе собрания (Control), и соответственно никто ничего не скорректировал потом (Act). В итоге из 6 частников пришли трое. Вот вам цикл управления «на пальцах» среди друзей

Если вы уже используете эти 4 простых принципа, то напишите в комментариях удобно ли и помогает ли вам это в работе?

Всем хорошего дня!

С уважением,
Ильченко Ольга
Г. Волгоград