Подписаться
Рубрикатор
Полный список
Развитие организации
Управление процессами
Моделирование процессов
Регламентация процессов
Автоматизация процессов
Бережливое производство
Менеджмент качества
Управление проектами
Дайджесты по Business Studio

Облако терминов
12-процессная модель 4PL ACM Activity diagram AQPC ARIS ARIS 9 ARIS eEPC Balanced Scorecard Big Data & Analytic BMPN BPA BPEL BPM BPM accelerator BPM CBOK BPM-система BPM-системы BPMN BPMS BPR BPWin BS Portal BSC Business Intelligence Business Performance Management Business Performance Management (BPM) Business Process Management Business Process Management Systems Business Process Manager Business Rules Business Studio Business Studio 3.6 Business Studio 4 Business Studio 4.0 Business Studio Portal CA ERwin Data Modeler Case Management Casewise Casewise Corporate Modeler CFFC Corporate Modeler CPM CRM Decision Management DFD Digital Directum

Разработка архитектуры бизнес-процессов компании в Business Studio
Опрос

Польза от регламентации процессов для бизнеса:

Библиотека

25.06.2013 22:12
  от автора
  Репин

Бумага или web: будущее регламентации бизнес-процессов в России

Оценки за материал: 4.89 (9)

В настоящее время в большинстве российских компаний регламентирующие документы принято утверждать и хранить в бумажной форме. При таком подходе к регламентации исключительно сложно оперативно поддерживать актуальность регламентной базы, вносить изменения в связанные между собой документы, уведомлять пользователей об изменениях. Бумажная гора становится все больше. Регламенты быстро устаревают. Сотрудники не исполняют требования и т.п. Использование систем электронного документооборота (СЭД) улучшает ситуацию, но не кардинально. Хранение скан-копий регламентов в виде pdf-файлов не решает задачи быстрой актуализации множества связанных между собой документов.
Если ли выход из данной ситуации? Какие возможности предоставляют современные программные продукты? Что ждет нас в будущем? В статье Владимира Репина предпринята попытка ответить на эти вопросы. Основная идея статьи – использование web-решения в рамках средства моделирования для создания базы знаний по бизнес-процессам в масштабах компании.
1. Бумажные горы

«Какова трудоемкость описания и регламентации одного бизнес-процесса»? Этот вполне конкретный вопрос часто задают руководители, отвечающие за организационное развитие. Им нужно знать, сколько бизнес-аналитиков привлечь. Очевидно, что нужен какой-то норматив для обоснования численности сотрудников.

Для определения трудоемкости удобно ввести понятие «нормо-процесса». Такой нормо-процесс представляет собой схему на листе формата А4, содержащую от 8 до 12 операций (иногда – больше). Графическое описание нормо-процесса, ввод нужных данных в систему моделирования (текстовое описание операций, описание входов/выходов и событий, формы документов, цели и показатели, методы контроля и т.п.) плюс время на согласование вместе составляют около 4-5 полных рабочих дней работы одного бизнес-аналитика.

Представим себе, что нам нужно полностью регламентировать процессы сбыта крупной компании (3000 человек). Потребуется описать, как минимум, 60-80 нормо-процессов. Такая работа потребует около 400 рабочих дней. Один бизнес-аналитик будет выполнять ее почти 2 года. Очевидно, что нужно выделить больший ресурс. Так обычно и поступают руководители компаний, которые поверили в регламентацию процессов и предприняли активные действия по ихразработке и внедрению. В отдел орг. развития приглашают 4-5 специалистов. Пять специалистов смогут детально описать и регламентировать весь сбыт примерно за 4 месяца. Будет создано большое количество регламентов, которые после утверждения будут доведены до сотрудников сбыта.

Но жизнь не стоит на месте. Внутри и вне компании постоянно все меняется. Необходимо вносить изменения в регламенты, которые уже созданы. Причем изменения в одном регламенте (процессе), как правило, затрагивают и многие другие. Так же возникают изменения в структурных нормативных документах: в должностных инструкциях, положениях о подразделениях. Для поддержки уже существующей регламентной базы необходимо взять еще 2-3 бизнес-аналитиков.Растет бумажная гора регламентов. Растет численность штата бизнес-аналитиков. Растут расходы, а эффективность бизнес-процессов не повышается.

В чем же причина данной проблемы? Что является узким местом? Если бы узким местом было количество бизнес-аналитиков, работающих в компании, то простым увеличением их числа проблема была бы решена. Но это не так. Массив информации по бизнес-процессам становится настолько сложным, что даже 10 человек не могут быстро и эффективно вносить в него изменения. Что же делать? Отказаться от описания и регламентации совсем?! Нет. Надо искать причины проблем в используемой в компании технологии работы с регламентирующими документами. Рассмотрим 3 существующих технологических подхода к регламентации, представленные в следующей таблице.

Таблица 1. Технологии работы с регламентирующими документами.


Технология I. Традиционное решение
Традиционное решение (I) предполагает использование среды моделирования только для описания процессов и выгрузки регламентирующих документов. Выгруженный в файл MS Word регламент может быть отправлен нескольким сотрудникам по e-mail для получения замечаний. Полученные замечания вносятся в среду моделирования. Затем выгружается следующая версия файла с регламентом и так далее. После внесения всех замечаний, распечатывается бумажная версия регламента. Далее на бумажном документе собирают согласующие подписи (т.е. в каком-то смысле дублируют при этом предыдущую работу по согласованию). Обратим внимание на тот факт, что сбор подписей на бумажных оригиналах нормативно-методических документов является неотъемлемой чертой корпоративной культуры большинства российских компаний. Далее документ утверждается и в бумажной форме помещается в архив нормативно-методических документов компании.

Технология II. Использование СЭД
При использовании СЭД ситуация очень похожа на предыдущую. Разница в том, что согласование проектов регламентов осуществляется в электронной форме в рамках СЭД (система электронного документооборота). Утверждается регламент так же в СЭД, в т.ч. с использованием ЭЦП (электронная цифровая подпись). Далее регламент в электронном виде помещается, например, в защищенное файловое хранилище. Естественно, на каждый регламент есть своя регистрационно-контрольная карточка, показывающая его историю (в т.ч. версии, дату утверждения и проч.). За счет наличия в СЭД развитых средств поиска сотрудники могут достаточно быстро находить нужные им регламенты. Однако, проблема быстрого изменения связанной группы нормативно-методических документов остается неизменной, то есть внедрение СЭД не позволят решить эту проблему.

Технология III. Web-портал
При использовании web-портала среды моделирования ситуация радикально меняется. Во-первых, нет необходимости формировать какие-либо регламентирующие документы в виде файлов MS Word. Вся информация о процессе представлена на web-портале, причем в интерактивном виде: графическая схема, ответственные сотрудники, требования к выполнению процесса, описание используемых ресурсов, цели и показатели и т.п. Все процессы связаны между собой – можно легко перемещаться от одного процесса к другому, просматривать требования к ресурсам и т.д. Согласование требований к процессу может осуществляться прямо на web-портале, причем с использованием ЭЦП (без необходимости установки СЭД).

Согласованная, утвержденная в электронном виде и размещенная на web-портале информация считается нормативной.
      
Последнее утверждение в корне меняет подход к регламентации бизнес-процессов в компании. Зачем создавать горы бумажных или электронных (в файловых хранилищах СЭД) регламентов? У каждого сотрудника сегодня есть РС, планшет или смартфон. При необходимости, он обращается к web-порталу компании и практически мгновенно находит нужную ему информацию нормативно-методического характера. Такой подход является в достаточной степени революционным. Для его внедрения нужно твердое желание руководства компании. Кроме того, ограничивающим фактором являются возможности среды моделирования. В следующем разделе мы рассмотрим, какие возможности предлагают современные системы моделирования в области создания и использования web-портала.

2. Сравнительный анализ различных программных продуктов для моделирования бизнес-процессов

Для сравнения мы выбрали лучшие среды моделирования бизнес-процессов: Business Studio 4.0, ARIS 9, Casewise и iGrafx 2013. В следующей таблице 2 представлены их функциональные характеристики с точки зрения работы web-портала.

Таблица 2. Сравнение функциональных возможностей
различных сред моделирования бизнес-процессов в части web-портала.

* Это компенсируется тем, что еще необновленныестраницы обновляются в первую очередь при запросе их пользователем.

Как видно из таблицы 2, современные среды моделирования очень похожи с точки зрения возможностей представления и работы с информацией на web-портале. Однако, есть и различия, которые могут сыграть свою роль при выборе соответствующей системы. Если руководством компании принято решение сделать ставку на безбумажную технологию регламентации процессов на web-портале, то нужно выбирать систему, обеспечивающую наиболее легкую и удобную работу сотрудников организации именно с web-порталом.

Ключевыми требованиями при выборе web-решения могут быть:
• простота и скорость размещения информации на web-портале;
• возможность автоматического обновления информации;
• возможность автоматической интеграции с другими базами данных (учетные системы, ERP) для автоматического вывода на портал информации по плановым и фактическим значениям показателей по бизнес-процессам;
• возможность согласования контента на web-портале с использованием ЭЦП.

3. Выводы
      
Современный мир быстро меняется. Эти изменения влияют на организацию очень сильно. Невозможно на долго закрепить регламентами бизнес-процессы, которые должны гибко и оперативно подстраиваться под изменяющуюся ситуацию. Российским компаниям еще предстоит переход от бумажной технологии регламентации к простой, удобной и эффективной технологии регламентации деятельности через web-порталы, содержащие знания по выполняемым бизнес-процессам, требования к ресурсам, целяи показателя для управления.

В.В. Репин, к.т.н., Исполнительный директор и партнер ООО «BPM Консалтинг Групп», доцент кафедры Бизнес-информатики и систем управления производством МИСиС.

Июнь 2013 г.

Комментарии

Оценки: 3/
26.06.2013 06:35
  от автора
  Рафик Ямолеев
Интересно было бы познакомиться с примерами подобной организации работ на производственных предприятиях.
Оценки: /
26.06.2013 09:43
  от автора
  Богиня
Я тоже как раз думала об этом, есть-ли примеры подобной организации вообще, можно-ли на примере их деятельности показать как всё это работает,какие плюсы и какие минусы.. и как они "пережили" такой подход к работе.
Ловлю себя на мысли,что любой интересный материал сначало распечатываю,читаю,делаю заметки на полях, а уж потом делаю выводы..... Так изживёт себя бумага или нет, незнаю,наверное не совсем. Пока всё делаем на бумаге и моделирование и согласование и хранение...
Оценки: /
26.06.2013 16:21
  от автора
  Репин
Рафик, с примерами полного перехода на web-регламентацию я бы тоже с удовольствием посмотрел

Но думаю, что это вопрос только времени. Облака, виртуализация и т.п. Все в ту же сторону...

Богиня, пора бы уже отказаться от бумаги - надо беречь леса планеты
Оценки: /
17.07.2013 12:07
  от автора
  o_stuv
Странно на портале FinExpert видеть сожаления о том что нет примеров реализации новшества, например описанного в статье. Кто, если не читатели FinExperta этот пример создадут.
Веб-портал внедрил в трех компаниях, начиная с 2005го года. Два раза на Арисе, последний раз на BS. Но без согласования в посторонней системе обойтись не удавалось. Все дело в том что пока что не хватате нескольких архитектурных особенностей в средах моделирования, а именно - 1. как верно было указано нет ЭЦП. 2. нет версийв портале. Только одна версия: "опубликовано". Для того чтобы согласовывать прямо на портале нужно чтобы документ мог быт вывешен к согласованию. Функциональность вордовсого рецензирования сделала бы удобнее, но можно и без нее обойтись.
В Арисе есть функция - выставить комментарий или претензию к элементу модели, с тем чтобы ответственный за эту модель учел или проигнорировал его. Но опять же в паблишере этой функции нет.
Итого: если бы в Бизнес-Студии (сейчас с ней работаю) была возможность публикации в портале со статусом "на согласование" и получить комментарии - то даже не дожидаясь управления доступами и эцп - сразу перевевл бы нашу компанию на регламенты без СЭД. Слишком уж "вкусная" идея. Но пока она недоступна.
Оценки: /
17.07.2013 13:06
  от автора
  Репин
Спасибо за интересный комментарий.

Возможность опубликования моделей с разными статусами и ЭЦП есть в iGrafx.

Но в Business Studio, надеюсь, такой функционал будет реализован в ближайшее время.
Оценки: /
17.07.2013 13:47
  от автора
  Дмитрий Пинаев
И от меня спасибо!
На BS Portal уже сейчас можно публиковать процессы с любым статусом и собирать комментарии с уведомлением ответственного за процесс по email.
Нет пока поддержки процесса согласования (с ЭЦП или без - дело второе).
Оценки: /
19.07.2013 09:32
  от автора
  o_stuv
Озадачился публикацией процессов в БС с разными статусами и сбором комментариев. У нашей версии такой функции не было. Оказывается - паблишер БС это не умеет. Но это умеет портал БС, который в какой-то момент вырос вместо паблишера, но за новые деньги. Не бог весть какие, но неприятно. Вобщем - будем пробовать, попробуем - отчитаюсь.
Если знаете - насколько популярен iGrafx ? Много ли его применяют, и легко ли найти средне-начальных и средних специалистов для моделирования на нем? Стоят столько же как и спецы на бизнес-студио или дороже?
Оценки: /
19.07.2013 10:52
  от автора
  Дмитрий Пинаев
Валентин, отправил свой контакт в почту. Давайте пообщаемся.
Пока совсем непонятно: публиковать процессы с разными статусами можно было и в версии 3.6.
Сбор комментариев - да, только на BS Portal.

Оценки: /
19.07.2013 17:28
  от автора
  Репин
Сбор комментариев - и цикл согласования - это ведь не одно и тоже, Дмитрий?

Насчет iGrafx. Этот продукт сейчас активно продается в США и Европе. Многие клиенты мигрируют с ARIS на iGrafx.

Хороший продукт. По цене с BS сопоставить пока сложно - надо разбираться с комплектом типовой поставки. Но к сентябрю обещаю это сделать
Оценки: /
22.07.2013 16:41
  от автора
  Дмитрий Пинаев
>>Сбор комментариев - и цикл согласования - это ведь не одно и тоже, Дмитрий?
Нет, не одно и тоже. Цикл согласования стоит в планах развития портала.
Оценки: /
25.07.2013 06:53
  от автора
  Репин
Недавно провел диагностику системы процессного управления в одной крупной компании, где внедрена Business Studio.
Еще раз убедился в том, что web-портал исключительно важен для повышения эффективности коммуникаций. Руководителям важно видеть свои процессы и отслеживать темп и качество их описания. Если доступ к моделям имеют только бизнес-аналитики, то это является сдерживающим фактором при внедрении процессного управления.

Добавить комментарий

Комментировать материалы могут только зарегистрированные пользователи. Вы можете зарегистрироваться здесь.
©  2010-2014 В.В. Репин. Сайт основан 3 февраля 2001 г.

Все права защищены. Частичное или полное копирование информации данного ресурса возможно только с разрешения владельца.

Регистрация
О Портале
Правила
Контакты
Новости
Библиотека
Энциклопедия
Литература и сайты
Группы
Мои страницы
Тесты
Форум
Доска объявлений