Идея проекта
Построение системы процессного управления в компании – не простое дело. Но чрезмерное переоценка возможных проблем/рисков, сложности требуемых методик и требований к ресурсам может привести к тому, что руководитель компании не захочет инициировать этот проект. С другой стороны, методически и организационно неграмотный проект приведет только к разочарованию участников (например, попытка внедрить процессный подход путем «рисования» большого количества графических схем). Нужна относительно простая, но в тоже время логичная, системная методика внедрения, которая была бы понятна всем руководителям. Назовем ее «Простая методика». Ниже в статье я предлагаю состав шагов такой Простой методики.
Предлагается определить две фазы внедрения системы процессного управления в компании:
I. развертывание минимального набора элементов;
II.совершенствование системы.
Первая фаза проекта выполняется на основе «Простой методики». На рис.1. представлено описание групп работ, которые необходимо выполнить.
Идея проекта состоит в том, что в компании создается иерархический справочник процессов, работая с которым руководители выбирают 20 ключевых сквозных процессов. Эти процессы должны оказывать существенное влияние на результаты бизнеса в целом.
Рис.1. Группы работ по проекту. Фаза I.
Каждый из 20 сквозных процессов подробно описывают на 2-х уровнях. Это означает, что для каждого процесса будет сформирована схема процесса на верхнем уровне и схемы соответствующих подпроцессов.
Подводные камни. Выбор второстепенных сквозных процессов. Некорректное определение границ процессов. Неадекватная организация работы со анализу процессов с привлечением руководителей из различных подразделений.
Далее проводится работа по анализу и оптимизации сквозных процессов. По ходу определяются цели и показатели для управления этими процессами, причем в привязке к стратегическим целям и показателям (для их разработки предусмотрена соответствующая группа работ).
Затем осуществляется автоматизация работы с целями и показателями в Business Studio 4.0. Причем вопрос не в том, насколько это удобно, эффективно, визуально красиво и т.п. Важно вовлечь руководителей в работу с процессами, обеспечить мониторинг и анализ процессов на основе показателей. Для достижения этой цели используется недорогой, но эффективный инструмент Business Studio Portal, который позволяет всем заинтересованным сотрудникам не только получать информацию о бизнес-процессах (регламенты, спецификации ресурсов и проч.) через web-интерфейс, но и вводить значения плановых/фактических показателей.
Подводные камни. Разработка формальных показателей, по которым «всегда все хорошо». Профанация мониторинга процессов. Отсутствие содержательного контроля за результатами анализа процессов. Итог – показатели «живут» сами по себе, и никто ими не пользуется.
Еще одним важнейшим шагом является создание Центра компетенции по работе с бизнес-процессами. Для этого разрабатывается ряд стандартов, проводится обучение и аттестация сотрудников. В результате в компании появляется команда специалистов, которые способны помогать руководителям совершенствовать свои бизнес-процессы.
Подводные камни. Экономия при создании Центра компетенции. Попытка делать серьезные вещи без стандартов и необходимых компетенций. Недооценка необходимости привлечения квалифицированных, опытных и хорошо оплачиваемых бизнес-аналитиков.
Итак, к концу Фазы I проекта внедрения системы процессного управления в компании:
1. построена система стратегического управления на основе методики BSC;
2. разработана архитектура бизнес-процессов на 3-х уровнях (в виде перечня процессов в MS Excel, включая распределение ответственности между менеджерами);
3. выполнено описание, реорганизация и регламентация ключевых процессов на 2-х уровнях (до 20 процессов);
4. разработана система целей и показателей для управления ключевыми бизнес-процессами (до 20 процессов, на 2-х уровнях, всего около 100 показателей);
5. система процессного управления автоматизирована в Business Studio 4.0 (в части работы с целями и показателями);
6. создан Центр компетенции по описанию, регламентации и аудиту бизнес-процессов (на платформе Business Studio 4.0), в т.ч.:
a.разработан, согласован и утвержден Стандарт описания процессов;
b.разработан, согласован и утвержден Стандарт управления нормативно-методической документацией;
c.разработан, согласован и утвержден Стандарт внутреннего аудита бизнес-процессов;
d.разработано, согласовано и утверждено Положение об отделе организационного развития;
e.проведено обучение сотрудников по методике процессного управления;
f.проведено обучение и аттестация бизнес-аналитиков по методикам описания и регламентации процессов в Business Studio.
Подробное описание шагов
Подробно состав работ, выполняемых в рамках Фазы I проекта, представлен в следующей таблице:
Резюме
Мы рассмотрели простые шаги внедрения системы процессного управления в компании. При наличии желания и настойчивости первого лица, первая фаза внедрения может быть выполнена за 5-6 месяцев. Далее, в рамках второй фазы можно будет совершенствовать систему управления за счет расширения охвата моделируемых процессов, разработки новых целей и показателей, оптимизации процессов, внедрения элементов непрерывного совершенствования и проч.
В.В. Репин, к.т.н., Исполнительный директор и партнер ООО «BPM Консалтинг Групп»
Октябрь 2013 г.
