Библиотека

Работа в Business Studio. Дайджест № 4. Февраль 2019 г. 

Дайджест № 4 в pdf

Авторы выпуска № 4

Владимир Репин, тренер, консультант по управлению, к.т.н., доцент, Генеральный директор ООО «Владимир Репин Менеджмент», член ABPMP Russian Chapter. Провел 360 семинаров и тренингов. Обучил 4383 человек, автор 6 книг по бизнес-процессам. info@bpm3.ru, skype: Vladimir_v_repin.

Иван Глебов, Бизнес-аналитик, член ABPMP Russia, специалист по среде моделирования процессов Business Studio, ведущий консультанта BPM3.RU. iglebov@gmail.com

 
1. Создание вкладки «Паспорт регламента»

Владимир Репин

Система Business Studio может и должна использоваться для автоматического формирования на 100% готовых регламентирующих документов на основе разработанных моделей бизнес-процессов.

Любой регламентирующий документ компании, как правило, имеет раздел «Паспорт регламента», в который включается следующая информация:
• Код регламента
• Ответственный разработчик документа
• Введен
• Дата ввода в действие
• Срок действия

Так же можно отнести к разделу «Паспорт регламента» разделы «Лист согласования» и «Изменения и дополнения».

В данном материале я покажу, как сделать вкладку «Паспорт регламента» в Свойствах процесса в Business Studio. На рис. 1 показан скрин «Свойства» для процесса. Слева нужно создать вкладку «Паспорт регламента».


Рис. 1. Вот здесь нужно сделать новую вкладку «Паспорт регламента».

Для создания вкладки нужно последовательно выполнить следующие шаги.

Шаг 1. Открыть редактор классов и параметров MetaEdit и выбрать базу, в которой вы хотите выполнить настройку вкладки; выбрать модуль «БизнесМодель» и перейти в дереве к справочнику «Процессы: Классы - База.ОбъектыСистемы - База.Справочники - БизнесМодель.Процессы»; открыть «Свойства класса», выбрав в контекстном меню пункт «Редактировать» (см. рис. 2).


Рис. 2. Настройка вкладки. Шаг 1.

Шаг 2. Перейти на закладку «Доп.опции» (см. рис. 3), добавить следующие опции:
1. Категория.4.ID 73964584-4d0a-4eed-93c6-ff6330f28d38 (код приведен в качестве примера; доп.опцию Категория.4.ID нужно заполнить, используя сгенерированный параметр guid. Сгенерировать его можно вот здесь https://www.guidgen.com).
2. Категория.4.Заголовок Паспорт регламента.
3. Категория.4.Имя Паспорт регламента.
4. Категория.4.Описание Вкладка Паспорт регламента.
и нажать «ОК».


Рис 3. Настройка вкладки. Шаг 2.

Шаг 3. Выделить в дереве класс «БизнесМодель.Процессы» и в контекстном меню списка добавить параметры, которые необходимо отобразить на новой вкладке «Паспорт регламента» (например, «Код регламента»), выбрав в контекстном меню пункт «Добавить»; в открывшемся окне «Настройки параметра класса» задать необходимые настройки, добавив обязательную доп.опцию для отображения параметра на боковой вкладке «Показ.Заголовок» (см. рис. 4).


Рис 4. Настройка вкладки. Шаг 3.

Шаг 4. Применить изменения к базе данных (см. рис. 5).


Рис 5. Настройка вкладки. Шаг 4.

Готовая вкладка «Паспорт регламента» показана на следующем рис. 6.


Рис 6. Вид готовой вкладки «Паспорт Регламента» (с одним параметром).

Далее можно создать во вкладке «Паспорт регламента» нужные вам параметры.
Эффективных Вам бизнес-процессов!


2. Бизнес-анализ и моделирование в Business Studio

Иван Глебов
Составляем реестр документов компании или «бизнес-анализ по-быстрому»

Те, кто уже занимался бизнес-моделированием деятельности компании, наверняка столкнулись с тем, что описание существующих процессов не такое уж и быстрое мероприятие.

Даже описание нескольких основных (ключевых) процессов компании может занять от нескольких недель до нескольких месяцев, в зависимости от их сложности и в зависимости от количества участников этих процессов. Не говоря уже о том, что качественное описание всех бизнес-процессов компании может занять годы.

В связи с этим, возникает вопрос, как максимально быстро выявить (а также проверить и оптимизировать) зоны ответственности сотрудников в деятельности компании? Ответом на этот вопрос является составление реестра всех документов, используемых сотрудниками.

Такой реестр в короткий срок (всего за 1-2 месяца) поможет выявить и систематизировать основную информацию о зонах ответственности сотрудников и подразделений компании без подробного описания бизнес-процессов. Хотя этот реестр не отменяет необходимость дальнейшего описания бизнес-процессов для их оптимизации и автоматизации.

В этой статье будет показан пример того, как такой реестр может быть сформирован с помощью среды моделирования Business Studio.

Важным условием для начала проведения этой работы является то, что бизнес-аналитик уже смоделировал и поддерживает актуальную организационную структуру компании (см. статью “Моделирование организационной структуры Компании в Business Studio” в дайджесте “Работа в Business Studio. Дайджест № 1, март 2018”).

Обратите внимание, что в приведённых в этой статье примерах у объекта класса “Документ” при заполнении закладки “Обеспечивается субъектами” использованы только субъекты типа «Роль», которые уже, в свою очередь, связаны подразделениями, должностными лицами или физическими лицами. Хотя ничто не мешает указывать в этой закладке и субъекты типа “Должность”. Но использование только ролей сделано для того, чтобы построить оптимальным образом отчёты по Ролям, Должностям, Физлицам.

Подробнее о том, почему при бизнес-моделировании компании удобнее использовать субъекты типа “Роль” и зачем нужна “ролевая структура компании”, будет рассказано в одной из следующих статей.

Согласно требованиям СМК (ISO 9001) матрица перечня документов и этапов управления документацией имеет следующие поля:
1. наименование документа;
2. ответственный за разработку документа;
3. ответственный за согласование документа;
4. ответственный за утверждение;
5. ответственный за регистрацию и учет документов (изменений);
6. ответственный за размножение и за рассылку копий документа (изменений);
7. ответственный за хранение подлинника документа и внесение изменений к ним;
8. ответственный за сдачу в архив подлинника отменённого документа;
9. ответственный за изъятие и за уничтожение копий отменённого документа.

На иллюстрации 1 показан пример такого реестра, оформленного с помощью Microsoft Word для реальной компании.


Иллюстрация 1. Пример реестра документов, оформленного с помощью Microsoft Word.

Бизнес-аналитик начинает составление реестра документов с того, что обращается к директорам (руководителям направлений) компании с запросом на предоставление используемого перечня документов. Те, в свою очередь, могут подготовить ответ самостоятельно или разослать этот запрос своим подчинённым сотрудникам и подразделениям для сбора необходимой информации и для последующего формирования суммарного ответа бизнес-аналитику.

Ответ руководителей направлений на запрос бизнес-аналитика должен содержать следующую информацию по каждому документу:
• название документа;
• форма документа (бланк и/или образец);
• ФИО и должность ответственного за документ с указанием этапа, на котором он отвечает за документ согласно требованиям СМК (см. перечень этапов выше).

Пока сотрудники компании формируют свои ответы, бизнес-аналитик должен подготовить Business Studio для учёта и отображения сводной информации по документации.

Для этого перечень “Типы связи субъекта с документом и набором объектов” необходимо дополнить перечнем этапов управления документации (иллюстрация 2).

Этот перечень доступен в бизнес-модели в разделе “Справочники / Типы связей” или его можно вызвать в свойствах любого объекта деятельности на закладке “Обеспечивается субъектами” (иллюстрация 3).

Также необходимо доработать отчёты для объектов классов “Объекты деятельности” (без признака “Группа”, т. е. для отдельных объектов деятельности), для объектов класса “Субъект” (типы “Роль” и “Должность”), в которых настроить отображение связей между объектом деятельности и субъектами согласно заполненной закладке “Обеспечивается субъектами\\"(иллюстрация 3).

Пример отчёта по отдельному объекту деятельности (документу) приведён на иллюстрации 4.


Иллюстрация 2. Добавленные типы связи субъекта с объектом деятельности (документом).


Иллюстрация 3. Редактирование свойств объекта деятельности (документа).


Иллюстрация 4. Отчёт по отдельному объекту деятельности.

Далее, необходимо подготовить отчёты в Business Studio (иллюстрация 5) по классу “Объекты деятельности” (имеющих признак “Группа”, т. е. для папок с объектами деятельности), которые будут формировать как простой перечень документов в папке (иллюстрация 6), так и таблицу “Матрица распределения ответственности…” (иллюстрация 7).

Гарантировано, что первая версия такого отчёта будет иметь много ячеек незаполненных и ячеек, которые вызовут вопросы у разных сотрудников компании (как рядовых, так и руководящих), что неизбежно приведёт к обсуждению этой таблицы и к приведению её к более актуальному и оптимизированному состоянию.

Этот результат и можно назвать “бизнес-анализ по-быстрому”, в результате которого в компании, в относительно короткие сроки, будет выявлена и, при необходимости, отрегулирована ответственность сотрудников за документы в общем документообороте.


Иллюстрация 5. Создание отчёта по папке с объектами деятельности.


Иллюстрация 6. Отчёт по папке с объектами деятельности в виде реестра документов.


Иллюстрация 7. Отчёт по папке с объектами деятельности в виде матрицы распределения ответственности.

3.Контакты

Задать вопросы авторам и обсудить темы Дайджеста № 4 можно на Facebook:
1. https://www.facebook.com/vladimir.repin.16
2. https://www.facebook.com/groups/bpm3ru/
3. https://www.facebook.com/groups/bsfpclub/events/

Команда BPM3.RU – лучший партнер ООО «СТУ-Софт» с 2012 по 2018 года: https://www.businessstudio.ru/promo/for_partners/medals/

Поставка и внедрение Business Studio: info@bpm3.ru