Подписаться
Рубрикатор
Полный список
Развитие организации
Управление процессами
Моделирование процессов
Регламентация процессов
Автоматизация процессов
Бережливое производство
Менеджмент качества
Управление проектами
Дайджесты по Business Studio

Облако терминов
12-процессная модель 4PL ACM Activity diagram AQPC ARIS ARIS 9 ARIS eEPC Balanced Scorecard Big Data & Analytic BMPN BPA BPEL BPM BPM accelerator BPM CBOK BPM-система BPM-системы BPMN BPMS BPR BPWin BS Portal BSC Business Intelligence Business Performance Management Business Performance Management (BPM) Business Process Management Business Process Management Systems Business Process Manager Business Rules Business Studio Business Studio 3.6 Business Studio 4 Business Studio 4.0 Business Studio Portal CA ERwin Data Modeler Case Management Casewise Casewise Corporate Modeler CFFC Corporate Modeler CPM CRM Decision Management DFD Digital Directum

Моделирование бизнес-процессов в нотации BPMN
Опрос

Вы используете

Библиотека

03.03.2014 23:52
  от автора
  Репин

Система моделирования бизнес-процессов: возможности, влияющие на эффективность практического применения

Оценки за материал: 5.00 (2)

В статье В.В. Репина рассматриваются функциональные возможности систем моделирования бизнес-процессов, которые могут существенно повлиять на эффективность их практического применения в ближайшем будущем. Автор приглашает к диалогу как пользователей систем (бизнес-аналитики, менеджеры по развитию), так и потенциальных клиентов.
Для чего нужна система моделирования?

В статье речь пойдет о программных продуктах определенного класса – системах моделирования бизнес-процессов (ARIS, Casewise, iGrafx, Business Studio и др.). С точки зрения автора статьи, такие системы могут быть весьма полезны при создании базы знаний компании, основанной на процессном взгляде на деятельность. Эти системы позволяют:

  • создавать комплексные, многоуровневые модели бизнес-процессов, организационной структуры, документов, целей и показателей, которые могут, в первую очередь, быть использованы для оптимизации (реинжиниринга) бизнес-процессов и орг. структуры организации;
  • накапливать информацию в контексте процессов (результаты внутренних аудитов, выполнения корректирующих и предупреждающих действий, проектов оптимизации; информации по бенчмаркингу и проч.);
  • генерировать для персонала компании информацию регламентирующего характера (регламенты, инструкции, положения и т.п.) в форме документов MS Word или в виде страниц на web-портале;
  • выполнять имитационное моделирование бизнес-процессов с целью поиска направлений их оптимизации;
  • частично поддерживать деятельность по оперативному управлению (ввод/вывод плановых и фактических значений показателей, в т.ч. с использование web-портала);
  • разрабатывать технические задания для автоматизации бизнес-процессов (например, путем создания моделей в нотации BPMN).


В настоящее время наблюдается активное развитие систем моделирования. На мой взгляд, существует ряд аспектов, которые могут существенно повлиять на эффективность практического применения систем моделирования в ближайшем будущем. Рассмотрим их последовательно.

1. Регламент без регламента

Практически все руководители компаний в той или иной степени убеждены в необходимости регламентации деятельности своих сотрудников. При достижении определенного уровня зрелости компания не может без них обойтись. Однако как только в организации появляется значительное число регламентирующих документов, возникает ситуация, когда эти документы:

  • своевременно не обновляются;
  • противоречат друг друг;
  • частично дублируют друг друга;
  • и т.п.


С точки зрения сотрудников, использующих регламенты, проблема выглядит так:

  • нет времени читать «толстые» регламенты;
  • сложно находить нужную информацию в большом количестве документов;
  • долго и сложно вносить изменения в связанные между собой нормативные документы;
  • прочие.


Таким образом, налицо конфликт между необходимостью регламентировать деятельность и сложностью практического использования нормативных документов. В рамках стандартного, общепринятого взгляда этот конфликт является неразрешимым. Поэтому многие консультанты ищут ответ в использовании других методов, в первую очередь в автоматизации бизнес-процессов. Однако автоматизация, к сожалению, по разным причинам не устраняет данный конфликт в полной мере (не все процессы можно автоматизировать и т.д.). Нужно искать решение в другой плоскости.

Именно в этой связи стоит сказать про первый функциональный аспект среды моделирования бизнес-процессов, который данный конфликт практически устраняет. Он может быть сформулирован следующим образом:

Полный отказ от регламентирующих документов в традиционном смысле (бумага, файлы MS Word или pdf). Информация, опубликованная со статусом «Утверждено» на внутреннем web-портале компании, заменяет собой регламенты, т.е. является обязательной к исполнению.

Что это означает? Среда моделирования используется в качестве базы знаний по бизнес-процессам. После внесения изменений в модель процесса (орг. структуры, документов и т.п.), информация становится доступной на портале со статусом «На согласовании». Web-портал (тесно интегрированный или непосредственно являющийся модулем среды моделирования) позволяет осуществлять согласование и утверждение изменений в электронном виде (в т.ч. с использование ЭЦП). Кроме того, система дает возможность:

  • визуализировать последние изменения (например, выделять цветом на схемах те операции процесса, требования к которым были изменены);
    уведомлять пользователей по e-mail;
  • визуализировать изменения различного в виде иконок (как, например, сделано на facebook);
  • автоматически генерировать список всех изменений с гиперссылками на нужные разделы регламентов, которые касаются именно данного сотрудника;
    прочие.


Таким образом, скорость внесения изменений в массив регламентирующей информации радикально изменяется. С учетом наличия таких устройств, как планшеты, у всех сотрудников появляется быстрый и легкий способ доступа к нужной именно ему информации.

2. Простота моделирования

Второй аспект работы со средой моделирования – это простота. Для работы нужна простая, но выразительная нотация описания процессов. Но что мы имеем на сегодняшний день? CFFC (Cross Functional Flow Chart) – диаграмма с «ромбиками», eEPC и BPMN. Последняя нотация – самая сложная. Некоторые считают, что ее может использовать любой сотрудник компании, если ограничить количество применяемых элементов (т.е. фактически создать т.н. «методический фильтр», как это в свое время делали консультанты при внедрении ARIS). Но на практике довольно сложно обучить большое количество людей в компании корректно использовать BPMN. Итак, нужна нотация, которая была бы простой и понятной «с первого взгляда» обычного человека, но в то же время достаточно выразительной для целей описания реального бизнес-процесса.

Есть еще одна проблема, но в другой плоскости. Удобно ли отображать информационные потоки на диаграмме BPMN? Скорее «нет», чем «да». А если нужно будет изобразить другую информацию, например материальные потоки? В свое время ARIS предлагал решать такого рода проблему путем создания множества моделей разного типа, описывающих один и тот же процесс. Сложно назвать такой подход удобным для пользователя.

Думаю, что в перспективной системе бизнес-моделирования должны быть реализованы «многослойные» модели. Т.е. модель будет одна, но можно будет переключаться между слоями, меняя визуальное представление. Хотим видеть на схеме потоки управления – включаем слой «Work Flow/Control Flow». Хотим видеть потоки данных и хранилища – включаем слой «Data Flow» и т.п. Почему при бизнес-моделировании до сих пор нет возможности делать слои, как в P-CAD или Photo Shop?!

Далее. Очень бы хотелось уйти от необходимости разрабатывать отчеты для вывода информации из системы путем сложных настроек, требующих хороших знаний структуры данных модели, программирования на каких-то языках и т.п. Нужна возможность простого визуального проектирования отчета по принципу «взял нужный атрибут со схемы (из описания объекта) и перетащил в шаблон отчета». Система должна сама определять нужную структуру запроса к базе данных. Слишком уж сложно сейчас проектировать отчеты для пользователей, если их потребности выходят за рамки простейших и банальных требований. В этой связи хочется добавить еще возможность простого визуального расширения структуры данных модели без необходимости глубокого владения системными командами и т.п.

3. Все в web

Современная система моделирования процессов, на мой взгляд, должна работать через web-броузер, т.е. не иметь каких-либо десктопных приложений (за исключением сервера базы данных и служебных приложений для администраторов). Таким образом, работа будет осуществляться прямо в броузере – графические схемы, справочники процессов, орг. структура, документы и проч. При этом должна существовать возможность фильтровать информацию по статусам моделей (например «Для публикации»). Кроме того, обязательно должна быть реализована возможность использовать ЭЦП для согласования и утверждения моделей процессов.

Следует особенно подчеркнуть важность такого параметра системы, как скорость работы. При использовании web-портала информация должна обновляться практически мгновенно. Страницы со схемами процессов и документами должны открываться очень быстро. Иначе пользователи просто не захотят пользоваться справочной и регламентирующей информацией из системы. Не должно быть таких ситуаций, когда процесс обновления информации из базы на web-портале загружает сервер на много часов, если не суток.

Работа на web-портале среды моделирования даст возможность измерять активность пользователей, анализировать, какая информация пользуется спросом, а какая нет. Таким образом, легко будет рассчитать ряд показателей, по которым можно управлять системой описания и регламентации бизнес-процессов компании, планомерно повышая ее эффективность.

Еще одной особенностью должна стать возможность гибкой настройки интерфейса системы под свои задачи. Пользователь должен иметь комфортное информационное пространство для работы, а не жесткое меню, построенное в логике разработчика системы и понятное только ему.

4. Процесс без графической схемы

«Процесс может быть любым при условии, что это графическая схема» - это перефразированный девиз Генри Форда про черный автомобиль. Почему-то при моделировании организации во многих системах (кроме iGrafx) схему бизнес-процесса принято считать самим бизнес-процессом. Но это не так. Модель процесса не тождественна его графической схеме. Процесс - это более сложный объект для управления. Поэтому в современной среде бизнес-моделирования процессы должны выступать как объекты, с которыми можно связать информацию различного характера, в том числе несколько графических схем бизнес-процессов. В качестве примера можно привести систему моделирования iGrafx, в которой такое идеологическое разделение процесса и графической схемы реализовано вполне четко. В системе создается справочник процессов, причем каждый процесс является объектом. К такому объекту может быть привязано неограниченное количество любых других сущностей, определенных в системе, в т.ч. различных графических схем. На мой взгляд, такое решение позволяет создавать весьма интересные и практически полезные методические решения при внедрении процессного управления.

5. Поддержка оперативного управления

Оперативное управление процессами предполагает планирование и контроль деятельности по определенным показателям. Система моделирования будет гораздо более востребованной практически, если обеспечит возможность интеграции с учетными системами и возможность ввода/вывода плановых и фактических значений показателей. Обязательно должна быть возможность быстрой и легкой настройки панелей управления с интерактивными графиками и диаграммами, которые необходимы руководителю для управления процессом. Конечно, в данном случае налицо пересечение функциональных возможностей системы с BI/BPM (Business Performance Management). Поэтому, видимо, необходима интеграция с такими системами, но обязательно в удобной пользователю форме и через web-интерфейс.

6. Прочие

Среди прочих, не таких значительных аспектов перспективной системы бизнес-моделирования, можно упомянуть следующие:

  • легкость перехода с версии на версию;
  • отсутствие глюков (багов);
  • цена решения (не более 3 тыс. рублей за одно рабочее место).


Процессное управление «пойдет в массы» только при наличии простого, удобного, эффективного и дешевого программного инструмента.

Резюме

Приглашаю к дискуссии. Уверен, что практикующие бизнес-аналитики предложат еще десяток-два аспектов, которые являются для них критичными. Собственно, статья и была написана для того, чтобы обсудить различные взгляды на требования к перспективной системе моделирования бизнес-процессов.

В.В. Репин,
к.т.н., Исполнительный директор и партнер ООО «BPM Консалтинг Групп»,
доцент кафедры Бизнес-информатики и систем управления производством Национального Исследовательского Технологического Университета.


Март 2014 г.

Комментарии

Оценки: /
04.03.2014 12:15
  от автора
  A.Klimchuk
С тезисами статьи согласен. Но считаю систему моделирования - пол-шажком в сторону систем управления бизнес-процессами. Регламент и реальное выполнение бизнес-процесса - это разное.
Оценки: /
04.03.2014 12:19
  от автора
  A.Klimchuk
В продолжение статьи хочу поднять для обсуждение вопрос: если нужно изменить регламент, должностную инструкцию, процедуру и пр. - в каких случаях это лучше делать через изменение модели, а в каких - просто внести правки в документ. В смысле - соотношение "красоты работы" и "эффективности работы". Я сам часто грешу, когда не хвататет времени - вношу просто изменения в документы.
Оценки: /
04.03.2014 12:41
  от автора
  Репин
На мой взгляд, это зависит от корпоративной культуры компании. В какой-то момент развития становится понятно, что содержание огромного количества бумажных документов дорого и неэффективно. Многие из них связаны между собой. Внесение изменений в связанный массив документов осуществлять сложно. А при ручных доработках ситуация усугубляется. Именно поэтому, на мой взгляд, целесообразно использовать модель с выгрузкой в web.
Оценки: /
04.03.2014 13:34
  от автора
  Дмитрий Пинаев
Цитата1:
В свое время ARIS предлагал решать такого рода проблему путем создания множества моделей разного типа, описывающих один и тот же процесс. Сложно назвать такой подход удобным для пользователя.

Цитата2:
В качестве примера можно привести систему моделирования iGrafx, в которой такое идеологическое разделение процесса и графической схемы реализовано вполне четко. В системе создается справочник процессов, причем каждый процесс является объектом. К такому объекту может быть привязано неограниченное количество любых других сущностей, определенных в системе, в т.ч. различных графических схем. На мой взгляд, такое решение позволяет создавать весьма интересные и практически полезные методические решения при внедрении процессного управления.

Так на какой же позиции стоит автор?
Оценки: /
04.03.2014 13:39
  от автора
  Дмитрий Пинаев
Термин "система моделирования бизнес-процессов" я бы не использовал, т.к. он уводит мысли людей в сторону. Как произошло с Александром, например:
"Но считаю систему моделирования - пол-шажком в сторону систем управления бизнес-процессами. Регламент и реальное выполнение бизнес-процесса - это разное. "
Я бы использовал термин "система для проектирования бизнес-архитектуры" и понимал бы под ним систему для разработки набора моделей необходимых для описания или проектирования всей бизнес-системы, в которой вообще говоря, есть много чего еще, кроме бизнес-процессов.
Оценки: /
04.03.2014 16:30
  от автора
  Репин
В ARISe не было понимания процесса, как объекта, к которому можно привязывать различные другие сложные объекты (схемы и проч.). Просто была возможность создавать набор моделей в разных нотациях. В iGrafx так делать можно. Можно, например, привязать к одному процессу несколько схем в разных нотациях...
Оценки: /
04.03.2014 18:02
  от автора
  bzverev
Интересная дилемма - с одной стороны, наличие регламента нужно для формальной стороны дела (как закон: нарушил явно указанное - виноват, не нарушил или не указано - не виноват), но куча регламентов, как справедливо отмечено в статье, становится неподъёмной ношей в части их изучения участниками процесса, актуализации и взаимной гармонизации. С другой, база знаний без чёткой "бумажной" регламентации даёт бОльшую свободу и удобство, но может вызвать коллизии - постоянно в БЗ смотреть не будешь (особенно для процессов, не подлежащих полной автоматизации), и можно не заметить момент актуализации (даже если есть уведомления об изменении, всё равно в таком потоке, при определённой его плотности, легко захлебнуться).
Оценки: /
04.03.2014 19:24
  от автора
  Репин
Ну можно настроить РС так, чтобы при включении сразу загружался броузер с порталом, на котором эти обновления видны...

А лучше, конечно, чтобы у сотрудника была зайти внутренняя мотивация самому зайти на портал утром, как например на facebook Это значит, что в БЗ должна быть актуальная и полезная информация.
Оценки: /
04.03.2014 23:23
  от автора
  bzverev
Вот тут ловушка. Не все бизнес-процессы выполняются за компьютером, так что исполнитель может и не заглянуть в портал (особенно, если процесс уже отработан до автоматизма), а если и выполняются за компьютером - то тогда возникнет проблема интеграции рабочего инструмента (CRM, ERP и т.п.) и портала на предмет "перепроверки" актуальности процесса.
Оценки: /
04.03.2014 23:32
  от автора
  Репин
Процессы, которые выполняются за компьютером можно автоматизировать. Но многие процессы, которые реально выполняются (например мобилизация бригады или собственно проведение подземного ремонта скважины) выполняются физически, по определенной технологии и с использованием определенного оборудования. Т.е. процесс есть, а автоматизация почти нет. Но сотрудниками выполняющим такую работу периодически приходится заглядывать в тех. регламенты. БЗ в этом случае существенно бы упростила, ускорила доступ к нужной информации.

Что касается актуальности процесса, не совсем понял, что имеется в виду? Фактические значения показателей процесса?
Оценки: /
05.03.2014 00:16
  от автора
  bzverev
Актуальность - я имею в виду те аспекты БП, которые должны отражаться в регламенте при изменении этого регламента. Т.е. состав действий, последовательность, состав участников, передача управления/исполнения, распределение ответственности, порядок учёта, отчётность и т.п.
Оценки: /
05.03.2014 10:01
  от автора
  Репин
Согласен. Правильно ли я понимаю, что Вы говорили о необходимости актуализировать регламенты при изменении порядка работы с информационными системами (CRM, ERP)?

В любом случае, БЗ будет работать эффективно только при наличии четких методик ее поддержки и адекватного человеческого ресурса. На мой взгляд, затраты на ее содержание будут существенно меньше, чем величина потерь, которые будут устранены при ее использовании.
Оценки: /
05.03.2014 12:49
  от автора
  bzverev

Правильно ли я понимаю, что Вы говорили о необходимости актуализировать регламенты при изменении порядка работы с информационными системами (CRM, ERP)?

Не только. Любое изменение любого процесса, с чем бы оно ни было связано, чем бы ни вызвано. Даже скорее более для процессов, которые выполняются вне компьютерной среды или с минимальным её использованием.
Вот пример. Приём сотрудника на работу. Допустим, случилось чудо (пример из моей практики , и регламент заработал, т.е. руководитель подразделения (NB - речь про "парциальный" процесс приёма конкретного сотрудника, этапы выявления и формализации кадровой потребности, поиска кандидатов и т.п. в данном процессе не рассматриваются) вовремя подал заявку всем, кому полагается - в отдел МТО, секретариат, бухгалтерию, ИТ-службу и т.п., чтобы подготовили рабочее место, инструмент, спецовку, компьютер, завели аккаунт, почту и прочая. Теперь каждый из получателей заявки должен отработать свои задачи. Конечно, очень "вкусно" сделать некий инструмент workflow (хотя в данном конкретном случае это helpdesk), который бы содержал некий интерактивный чек-лист (на web, с версией для планшета ), да с централизованным "рисованием" маршрута, но это всегда дополнительные затраты, а для "линейных" (особенно - некомпьютерных) сотрудников - лишняя задача в виде "тыкания кнопок".
Так вот, предположим, что чек-листа интерактивного нет (как минимум, его кто-то должен сделать, внедрить и периодически актуализировать), процесс выработан до автоматизма, и вдруг появляется какое-то его изменение. Например, перераспределение функций (тоже реальный пример) - персоналом занималась бухгалтер участка "Зарплата и кадры", а потом компания создала позицию менеджера по кадрам, к которому часть кадровых функций ушла. При этом портала ещё нет (не до жиру, компания СМБ), системы Workflow нет, BPMS автоматизированной нет. Естественно, перераспределение функций влечёт за собой изменение регламента, но в отсутствие интерактивного чек-листа все, кто так или иначе в данном процессе задействованы (как клиенты или исполнители), должны перестроиться. И если для исполнителей можно провести некое мероприятие по актуализации процесса в их сознании (внедрение изменений , то для всех потенциальных клиентов процессов - нет. Если один и тот же начальник расширял/обновлял свой отдел несколько раз в течение последних 2-3 месяцев, то заявку он будет формировать не с нуля (помним, что системы нет, в лучшем случае - электронная почта), а копированием ранее отправленной. Соответственно, без включения адреса нового менеджера по кадрам

Строго говоря, мы приходим к тому, что в качестве обязательного элемента чуть ли ни каждой компании должны быть:
а) Сотрудники, ответственные за нормативно-методическое обеспечение (возможно, на outsource);
б) Система workflow (BPMS) с удобным (в т.ч.) мобильным интерфейсом (весьма вероятно, в дополнение к всему "зоопарку" прочих используемых информационных систем), возможно - облачная (SaaS);
в) Роль ответственного за актуализацию настроек BPMS (может объединяться с п. "а").
Оценки: /
05.03.2014 13:42
  от автора
  Репин
В статье про BPMS вообще ничего не говорилось. Причем специально. Не хотелось бы переводить обсуждение в плоскость проблем, связанных с эксплуатацией BPMS.

А сотрудники, ответственные за НМД, обязательно должны быть в компании.
Оценки: /
05.03.2014 14:32
  от автора
  bzverev
Не говорилось, но между строчек сочится, как берёзовый сок по весне

А что касается сотрудников, ответственных за НМД - это хорошо, полезно, правильно, но не всем доступно, да и не все собственники бизнеса (особенно в СМБ) это понимают, так что выход - внешние консультанты. Так сказать, CaaS - Сonsulting as a Service (надо бы название запатентовать...)
Оценки: /
12.03.2014 19:05
  от автора
  9637128686
На мой взгляд, если угодно.
Моделирование – процесс прогнозирования реальных результатов управления в соответствии с регламентом. Регламент – закон управления предприятием, который в реальности изменяется в зависимости от множества параметров, предусмотреть характер этих зависимостей как правило затруднительно.
Этот процесс прогнозирования является основной целью моделирования, всё остальное относится к системам автоматизированного управления:
- оптимизация бизнес-процессов и орг. структуры организации,
- накопление информации в контексте процессов,
- генерация для персонала компании информации регламентирующего характера,
- поддержание деятельности по оперативному управлению,
- разработка технических заданий для автоматизации бизнес-процессов.
Цели у них разные, но аппарат может быть совместим.
Цель моделирования определяет необходимость моделирующей программы, необходимость и цена определяют внедрение любой системы, а это определяет блочность моделирующей программы и системы автоматизированного управления.
Оценки: /
13.03.2014 16:43
  от автора
  datoteca
А по-моему ничего лучше для описания деятельности организации с точки зрения процессного подхода, чем IDEF0 так и не придумали. Самое лучшее CASE-средство для построения таких моделей остается BPWin, тем более что интеграция с организационной и информационной моделью, а также динамической моделью там реализована очень хорошо.
Оценки: 1/
18.03.2014 11:53
  от автора
  4792
Добрый день. Есть примеры подобных автоматизированных систем, работающих через web-броузер?
Оценки: /
18.03.2014 12:32
  от автора
  Репин
Если говорить о наличии web-порталов, то лично делал порталы на Business Studio 4.0 и iGrafx 2013. Конечно, функционал на сегодня достаточно ограничен. У iGrafx возможностей больше.

Добавить комментарий

Комментировать материалы могут только зарегистрированные пользователи. Вы можете зарегистрироваться здесь.
©  2010-2014 В.В. Репин. Сайт основан 3 февраля 2001 г.

Все права защищены. Частичное или полное копирование информации данного ресурса возможно только с разрешения владельца.

Регистрация
О Портале
Правила
Контакты
Новости
Библиотека
Энциклопедия
Литература и сайты
Группы
Мои страницы
Тесты
Форум
Доска объявлений