…давай вещам правильные имена и выкликай их на всех базарах.
Конфуций
Для начала несколько несложных вопросов, свои ответы на которые автор даст чуть ниже:
1. Как в одном понятии объединить сырье, материалы, заготовки, детали, узлы и изделия, участвующие в производственных процессах?
2. Как связаны между собой понятия «литьё» и «отливка»?
3. Как правильно назвать процесс – «Упаковка и маркировка продукции» или «Упаковывание и маркирование продукции»?
4. Является ли паллета видом упаковки?
Предметы труда, в число которых входит и отливка как изделие или заготовка, получаемая технологическим методом литья, включают в себя все объекты из первого вопроса, кроме, пожалуй, термина «узел», вместо которого лучше использовать «сборочная единица». Кроме того, в предметы труда следует включить упаковку и маркировку, которые используются в процессах упаковывания и маркирования. Что же касается поддонов, а ни в коем случае не паллет, – то они являются средствами пакетирования.
При создании процессной модели производственного предприятия перед аналитиком могут возникать сотни подобных вопросов, на которые необходимо давать непротиворечивые и желательно быстрые ответы, т.е. почти неизбежно возникает необходимость в корректном именовании субъектов и объектов деятельности. Вводить свои термины и их определения или использовать термины и определения разнообразных источников: от руководителей подразделений, экспертов предметных областей и авторитетов в области процессного управления или из нормативно-технической документации – выбор каждая организация делает самостоятельно.
В случае машиностроительного предприятия, по мнению автора данной статьи, разумнее всего использовать термины и определения из тех национальных стандартов, которые на сегодняшний день составляют нормативную базу машиностроения. Не все термины, входящие в эти стандарты, могут использоваться руководителями, специалистами и рабочими в повседневной производственной деятельности. Тем не менее, документированные требования потребителей, договоры на поставку или аудиты второй стороны с необходимостью будут содержать в себе понятия, требующие строгих определений.
Еще одним доводом «за» может служить наличие потребности у руководства в общей базе терминов и определений для создания в трудовом коллективе общего понятийного поля и, как следствие, большего взаимопонимания между работниками и избегания крупных ошибок при осуществлении производственной деятельности.
Все необходимые в работе организации термины и их определения необходимо закрепить стандартом (или стандартами) организации на термины и определения и в дальнейшем использовать их во всех стандартах на продукцию, процессы, услуги, методы контроля, совместимость и номенклатуру показателей.
Таблицы терминов и определений должны включать в себя, как минимум, сами понятия, их определения, указание стандарта организации, в котором он вводится, точное указание источника и переводы на иностранные языки. Кроме того, статус термина «разрешен к использованию» или «запрещен к использованию» и уникальный код, который может использоваться в качестве ключа в базе данных – библиотеке терминов. Библиотека терминов, имеющая в идеале форму тезауруса, должна существенно облегчить работу со стандартами при их разработке, нормоконтроле, согласовании, утверждении и при внесении в них изменений.
Точное указание источников терминов и определений в библиотеке терминов поможет легко отследить достаточно редкие, но возможные изменения в межгосударственных и национальных стандартах, которые могут затронуть и определения понятий. С другой стороны, в случае изменений терминов или их определений, возникает необходимость безошибочно отследить все стандарты организации, в которых данные термины из ссылочного стандарта используются – как непосредственно определения, так и соответствие изменившихся определений содержанию самих стандартов организации. Подобный же плюс видится автором в случаях адаптации стандартов организации к национальным стандартам стран участников Таможенного Союза в случае расхождений их национальных стандартов со стандартами Российской Федерации.
Для чего нужен статус термина? Межгосударственные и национальные стандарты содержат много терминов. Все ли понятия будут использоваться в нормативно-технической документации организации? На этот вопрос могут и должны ответить руководители подразделений и специалисты, использующие эти термины в своей работе. Вначале путем явного указания всех ГОСТ или других нормативно-технических документов, выбранных в качестве источников терминов и их определений, а затем, путем установки соответствующего флажка в поле эксперта предметной области в составленных таблицах терминов и определений. Те понятия, в использовании которых не нуждается ни один руководитель или специалист, в библиотеке терминов получают статус «запрещен к использованию».
Неизбежно возникнут случаи, когда одному и тому же термину в разных ГОСТ даются разные определения, например, «процесс» или «качество». В случае организаций, поддерживающих системы менеджмента качества, соответствующие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008, решение очевидно – выбирается термин из этого стандарта. В других случаях решение может быть уже не столь очевидным.
Кроме того, автор не видит нарушения целостности и в случаях, когда организация решит раскрыть некоторые понятия более подробно и самостоятельно ввести соподчиненные термины и дать им определения, если они отсутствуют в ГОСТ, но необходимы для текущей производственной деятельности.
Рациональная организация системы стандартизации в организации способна существенно облегчить соблюдение ссылочной целостности при использовании терминов. Нужно ли собрать все термины в одном стандарте, а терминов на памяти автора однажды было около трех тысяч, из них около 2200 были разрешены к использованию в организации, или удобнее составить несколько? Нужно ли в стандарте явным образом указывать каждый термин и его определение или следует дать ссылку на электронную библиотеку? Ответы на данные вопросы видятся автору уже не столь очевидными – в каждом конкретном случае необходимо будет искать свое решение.
Автор в полной мере осознает, что это пока не решение проблемы и даже не ее формулирование, а, скорее, «нестрогие рассуждения на тему», ответы на вопросы которой будут непосредственно влиять на системы стандартизации в производственных организациях, неотъемлемой частью которых в наши дни является и стандартизация процессов.
Литература
1. ГОСТ 1.1-2002 Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения
2. ГОСТ Р 1.12-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Термины и определения
3. ГОСТ Р 1.4-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения
4. ГОСТ 2.101-68 Единая система конструкторской документации. Виды изделий
5. ГОСТ 2.314-68 Единая система конструкторской документации. Указания на чертежах о маркировании и клеймении изделий
6. ГОСТ 3.1109-82 Единая система технологической документации. Термины и определения основных понятий
7. ГОСТ 17527-2003 Упаковка. Термины и определения
8. ГОСТ 21391-84 Средства пакетирования. Термины и определения
9. ГОСТ 16299-78 Упаковывание. Термины и определения
10. ГОСТ Р ИСО 9000-2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
11. ГОСТ Р 40.003-2005 Система сертификации ГОСТ Р. Регистр систем качества. Порядок сертификации систем менеджмента качества на соответствие ГОСТ Р ИСО 9001–2001 (ИСО 9001:2000)
12. Рубцов С.В. Управление изменениями с помощью регламентации. «Открытые системы», 2005, №12
13.
Репин В.В. Система стандартизации бизнес-процессов
14.
Елиферов В.Г. Борьба процессов с бизнес-процессами - это Битва тигра с драконом
