В статье рассматривается паспорт бизнес-процесса: назначение, структура, методика его применения владельцами процессов. Раскрыт опыт разработки, автоматизации в Business Studio 6 и практического использования паспорта процесса в компании ООО «Волков». Статья может быть полезна для компаний, внедряющих Систему управления бизнес-процессами на платформе Business Studio.
Паспорт бизнес-процесса: назначение, структура, методика использования
Паспорт бизнес-процесса – это базовый, ключевой документ, необходимый для определения контекста процесса в общей архитектуре бизнес-процессов компании. Для его практического использования целесообразно разработать и ввести в действие регламент, который определяет структуру паспорта бизнес-процесса и порядок его заполнения и актуализации владельцами процессов.
В паспорте бизнес-процесса определяются его владелец, контекст, цели и показатели, нормативные документы, риски и проч. На практике встречаются различные формы паспортов: от простых до сложных.
Основания идея паспортизации бизнес-процессов – это активно вовлечь владельцев процессов в работу с процессами. Первое, и самое важное, – они должны четко понимать контекст процессов, которыми управляют, и их положение в общей архитектуре бизнес-процессов компании.
По ходу паспортизации владельцы вынуждены четко определить свои процессы, стыковать их по входам и выходам с другими процессами компании, определить ключевые характеристики, такие как: цели и показатели, используемые нормативные документы, риски и проч.
Инициатором и идейным вдохновителем паспортизации должен быть собственник (топ-менеджер компании). Формальная, скучная паспортизация с подачи Процессного офиса, как правило, не «взлетает».
После первичной паспортизации, в дальнейшем нужно проводить регулярную актуализацию паспортов, например, ежеквартально.
В случае, если вы используете информационную систему, например, такую как Business Studio, заполнение и последующую выгрузку паспортов процессов можно автоматизировать. Все актуальные паспорта процессов, при этом, будут доступны для ознакомления и работы в гипертекстовой базе знаний компании по бизнес-процессам.
Ниже приведен пример возможной структуры паспорта бизнес-процесса.
Паспорт процесса «_________________»
|
Владелец процесса: |
|
|
Тип процесса |
|
|
Подразделение: |
|
|
Дата актуализации: |
|
|
Плановая дата актуализации: |
|
|
Численность персонала: |
|
- Ключевые заинтересованные стороны, бизнес-результаты, ценность
|
№ |
Ключевая заинтересованная сторона |
Бизнес-результат |
Ценность |
|
|
|
|
|
- Контекст процесса
Поставщики/входы:
|
№ |
Поставщик (Подпроцесс/внешний контрагент) |
Входы |
|
|
|
|
Потребители/выходы:
|
№ |
Потребитель (Подпроцесс/внешний контрагент) |
Выходы |
|
|
|
|
- Схема процесса
Схемы процесса (модель вышестоящего уровня и модель процесса).
- Матрица ответственности
Ссылка на матрицу ответственности по процессу (1-3 уровни) в формате MS Excel
- Принципы и ограничения процесса
Принципы:
|
№ |
Принцип |
Описание принципа |
Какие ВНМД реализуют принцип |
|
|
|
|
|
Ограничения:
|
№ |
Ограничение |
Описание ограничения |
Какие ВНМД реализуют принцип |
|
|
|
|
|
- Цели и показатели процесса
|
№ |
Цель |
Показатели |
Отв. за достижение |
Контроли-рующие лица |
|
|
|
|
|
|
- ВНМД по процессу
|
№ |
Код |
Наименование ВНМД |
К каким подпроцессам относятся |
|
|
|
|
|
- Информационные системы по процессу
|
№ |
Информационная система |
Основные функции ИС |
Какие подпроцессы автоматизирует |
|
|
|
|
|
- Риски процесса
|
№ |
Риск |
Описание риска |
Отв. за минимизацию риска |
|
|
|
|
|
Владимир Репин:
«Мне приходилось видеть использование паспортов процессов в различных компаниях: как в частном бизнесе, так и в государственных организациях. Например, Генеральный директор крупной компании (федеральная сеть более 300 магазинов) лично проводил «коуч-сессии» длительностью 1,5-2 часа с руководителями управлений. На них он подробно объяснял, почему важно и как именно заполнять паспорта бизнес-процессов. После таких встреч, руководители обязаны были в течение двух недель заполнить и «защитить» перед руководством паспорта процессов по установленной в компании форме».
Технически паспорта бизнес-процессов могут быть реализованы в различных форматах: MS Word, MS Excel, в 1С и проч. Но если вы используете корпоративное программного обеспечение для моделирования бизнес-процессов, то лучше реализовать паспорта процессов в рамках такой системы. Ниже в статье рассмотрен практический опыт использования паспортов процессов в Business Studio 6 в компании ООО «Волков».
Паспорт процесса компании «Волков»: постановка задачи
Компания ООО «Волков» основана в 1991 году. Работает на рынке более тридцати четырех лет и является одним из крупнейших предприятий Кузбасса по производству продуктов питания. Включает в себя полный цикл мясопереработки - от производства кормов, мясоколбасной и деликатесной продукции, полуфабрикатов и готовой продукции до их дальнейшей реализации.
Под знаменем компании (Волков ГРУПП) работают четыре завода, более ста тридцати магазинов фирменной розничной сети, с нами сотрудничают свыше двухсот фермерских хозяйств, выпускаются более трех тысяч наименований продукции. Компания имеет свыше трехсот наград областного и всероссийского значения, является членом Кузбасской торгово-промышленной палаты, отмечается дипломами и наградами международных выставок и ярмарок.
В настоящее время Волков ГРУПП насчитывает свыше четырех тысяч сотрудников. Все придерживаются основных ценностей компании: команда, клиент, развитие, экология, доверие, осознанность. Также каждый сотрудник разделяет и главную миссию: "Приобщая людей к натуральным продуктам, мы возрождаем хозяев своей земли".
Систему управления бизнес-процессами начали выстраивать в 2022 году силами Отдела совершенствования бизнес-процессов, который сегодня включает три человека. Основные этапы проекта включали:
- Создание процессного комитета, определение его цели и показателей.
- Разработка проекта и обучение владельцев процессов.
- Запуск пилотного проекта по совершенствованию процессов фирменной розничной сети.
- Защита проекта.
В 2023 году было принято решение о необходимости активного вовлечения владельцев процессов в работу с процессами. Одним из инструментов для этого рассматривается паспорт процесса. Было решено, что в компании «Волков» паспорт будет иметь следующую структуру – см. рис. 1.
Рис. 1. Паспорт бизнес-процесса ООО «Волков» в формате MS Excel.
Владельцы процессов используют паспорт для понимания показателей эффективности процесса, его границ, возможных рисков и предпринимают действия по оптимизации процессов и повышения эффективности.
Работа с паспортами процессов в табличном виде была затруднена по следующим причинам:
- трудно актуализировать паспорта в случае изменений в бизнес-процессах;
- при наличии единого шаблона нет четкого понимания, как заполнять паспорт, что конкретно там должно быть указано;
- количественные показатели процесса указываются (стандарты, риски, точки автоматизации и т.д.), но не раскрываются; по сути, мы просто фиксировали изменение показателей, но не было ясно, что меняется, какие задачи должны выполняться для предупреждения негативных последствий;
- шаблон паспорта был перегружен лишней информацией, показателями, был непонятен владельцам процессов.
Можно сказать, что паспорта жили отдельно от своих процессов, работать с ними было неудобно, в Business Studio информация о процессах не фиксировалась.
Для решения указанных выше проблем перед Отделом совершенствования бизнес-процессов были поставлены две задачи. Первая – оптимизировать, «облегчить» шаблон паспорта, убрать всё лишнее, оставить только информацию, необходимую владельцу для управления процессом и архитектору для проведения аудита. Вторая – автоматизировать работу с паспортами в Business Studio.
После пересмотра и корректировки шаблона была предпринята попытка собственными силами реализовать паспорт в Business Studio через справочник «Шаблоны отчетов объекта», но быстро стало понятно, что коробочная версия Business Studio не располагает теми атрибутами, которые мы бы хотели видеть в своем документе. Это не недостаток системы. Дело в том, что каждая компания может «достроить» модель под себя – в этом преимущество Business Studio.
Автоматизация работы с паспортами процессов компании «Волков» с использованием Business Studio 6
Для автоматизации работы с паспортами процессов было принято решение выполнить соответствующие настройки в программном продукте Business Studio 6. В качестве партнера была выбрана команда BPM3.RU (Мария Назимова, Владимир Репин).
В рамках создания паспорта в Business Studio пришлось вносить изменения в объектную модель системы с использованием редактора классов и параметров MetaEdit. В частности, были выполнены следующие работы:
- в Свойствах Единицы деятельности (Visio) создана новая структура (вертикальная вкладка) «Паспорт процесса» с её основными полями и вкладками;
- создан новый пользовательский справочник «Риски»;
- для каждой вкладки структуры «Паспорт процесса» создан соответствующий параметр типа «Строки списков»;
- созданы три перечисления, используемые в Паспорте процесса.
Структура разработанных метаданных подробнее рассмотрена ниже. Вертикальная вкладка «Паспорт процесса» состоит из следующих полей:
1) Дата передачи в управление – параметр типа «ДатаВремя». Дата выбирается из календаря или заполняется пользователем вручную.
2) Тип процесса – выпадающий список (новое перечисление).
3) Ограничение процесса – текстовый параметр, поле формата RTF.
4) Заключение – текстовый параметр, поле формата RTF.
5) Также структура «Паспорт процесса» содержит следующие вкладки:
a. показатели процесса;
b. предложения по оптимизации;
c. риски процесса.
Параметры структуры «Паспорт процесса» в редакторе классов и параметров MetaEdit показаны на рис. 2.
Рис. 2. Параметры структуры «Паспорт процесса» в MetaEdit.
Каждый риск в новом пользовательском справочнике «Риски» имеет следующие поля в своих Свойствах:
1) Название (риска);
2) Влияние риска – выпадающий список (новое перечисление);
3) Вероятность возникновения риска – выпадающий список (новое перечисление);
4) Мероприятия по снижению вероятности риска – текстовый параметр;
5) Ответственное лицо – параметр выбора объекта из справочника «Оргединицы»;
6) Примечание – текстовый параметр.
Параметры справочника «Риски» в MetaEdit показаны на рис. 3.
Рис. 3. Параметры структуры «Паспорт процесса» в MetaEdit.
Для каждой перечисленной ранее вкладки структуры «Паспорт процесса» создан соответствующий параметр типа «Строки списков» с определённым набором параметров, которые являются столбцами в вышеуказанных вкладках.
1) Показатели. Данный список состоит из следующих параметров:
- Показатель – параметр выбора объекта из справочника «Показатели».
- Оптимально – текстовый параметр. Предназначен для указания значения показателя по наиболее оптимальному пути выполнения процесса.
- Неоптимально – текстовый параметр. Предназначен для указания значения показателя по наименее оптимальному пути выполнения процесса.
Параметры вкладки «Показатели» в MetaEdit представлены на рис. 4.
Рис. 4. Параметры вкладки «Показатели» в MetaEdit.
2) Предложения по оптимизации. Содержит поля:
- Задача – параметр выбора объекта из справочника «Деятельность».
- Предложения – текстовый параметр, поле формата RTF.
- Ответственное лицо – параметр выбора объекта из справочника «Оргединицы».
Параметры вкладки «Предложения по оптимизации» в MetaEdit показаны на рис. 5.
Рис. 5. Параметры вкладки «Предложения по оптимизации» в MetaEdit.
3) Риски процесса – с параметрами (столбцами):
- Задача – параметр выбора объекта из справочника «Деятельность»;
- Риск – параметр выбора объекта из нового пользовательского справочника «Риски».
- Влияние риска – выпадающий список (новое перечисление).
- Вероятность возникновения риска – выпадающий список (новое перечисление).
- Мероприятия по снижению вероятности риска.
- Ответственное лицо.
- Примечание.
Последние пять столбцов вкладки по каждому риску заполняются автоматически при выборе риска из справочника «Риски», если у риска заполнены соответствующие поля в его Свойствах. А также могут быть заполнены непосредственно во вкладке «Риски процесса» при внесении информации в Паспорт процесса. В этом случае информация из столбцов будет сохранена в свойствах риска в его соответствующих полях.
Параметры вкладки «Риски процесса» в MetaEdit показаны на рис. 6.
Рис. 6. Параметры вкладки «Риски процесса» в MetaEdit.
В метаданных созданы три новых перечисления:
1) Тип процесса – со значениями «Основной», «Обеспечивающий», «Процесс управления».
Рис. 7. Свойства перечисления «Тип процесса».
2) Влияние риска – со значениями «Низкое», «Среднее», «Высокое»:
Рис. 8. Свойства перечисления «Влияние риска».
3) Вероятность возникновения риска – со значениями «Низкая», «Средняя», «Высокая».
Рис. 9. Свойства перечисления «Вероятность возникновения риска».
В результате доработки можно заполнять паспорта процессов в Business Studio, как показано на рис. 10-12.
Рис. 10. Паспорт процесса в Business Studio 6. Общий вид.
Рис. 11. Паспорт процесса в Business Studio 6. Вкладка «Предложения по оптимизации».
Рис. 12. Паспорт процесса в Business Studio 6. Вкладка «Риски процесса»
Итоговый документ после заполнения соответствующих полей и вызова отчета в Business Studio выглядит следующим образом (пример условный для сохранения конфиденциальности информации):
Рис. 13. Титульный лист паспорта процесса
Рис. 14. Основная информация о процессе.
Рис. 15. Показатели и ограничения бизнес-процесса.
Рис. 16. Риски бизнес-процесса.
Рис. 17. Предложения по оптимизации и заключение.
Выводы
Настройка паспортов бизнес-процессов в Business Studio помогла компании «Волков» упорядочить работу с бизнес-процессами на основе единого корпоративного формата представления информации о бизнес-процессах.
Был сделан значительный шаг к успешному внедрению Системы управления бизнес-процессами в компании.
Сергей Троицкий,
Ведущий специалист отдела совершенствования бизнес-процессов ООО «Волков».
Мария Назимова,
Эксперт по кастомизации, внедрению и администрированию Business Studio.
Владимир Репин,
к.т.н., доцент, процессный архитектор, процессный методолог, консультант по управлению, член ABPMP Russian Chapter.
Февраль 2025 г.